Teilnahme an internationalen WRO-Wettbewerben

Wir möchten so vielen Kindern und Jugendlichen wie möglich das Erlebnis eines internationalen Wettbewerbs ermöglichen. Deshalb versuchen wir, wenn möglich die uns zur Verfügung stehenden Kontingente vollständig auszunutzen. Mit den daraus resultierenden Gruppengrössen stossen wir als Freiwilligenorganisation bei Planung und Durchführung an gewisse Grenzen. Wir sind deshalb in verschiedenen Bereichen auf eure Unterstützung angewiesen.

Die Reise erfolgt als offizielle Delegation der WRO Schweiz zur Teilnahme an einem internationalen Wettbewerb. Zur Delegation gehören grundsätzlich die Teilnehmenden, deren Coaches, die nominierten internationalen Schiedsrichter*innen sowie die Delegations- und Reiseleitung.

Weitere Begleitpersonen können in begründeten Fällen Teil der Delegation sein (z.B. ein Elternteil bei besonderen Bedürfnissen jüngerer Kinder). Da die Kontingente meist beschränkt sind, müssen wir hier in der Regel eine Priorisierung vornehmen.

Wie bei den anderen Wissenschafts-Olympiaden sind alle Mitreisenden grundsätzlich als Freiwillige tätig. Von zusätzlichen Begleit-personen erwarten wir deshalb, dass sie sich vor, während oder nach der Reise in geeigneter Form für die WRO engagieren, zum Beispiel:

  • als Fotograf*in, Medien- oder Social-Media-Verantwortliche*r auf der Reise
  • durch die Übernahme einer Aufgabe im OK der WRO Schweiz
  • als Schiedsrichter*in oder Helfer*in beim nächsten Schweizer Finale
  • in Form von anderen Einsätzen nach Absprache

Wir erwarten, dass alle Teilnehmenden am gesamten Programm der Reise teilnehmen, denn sowohl die Organisatoren vor Ort wie auch wir haben viel Zeit und finanzielle Mittel investiert, um euch eine tolle Erfahrung zu ermöglichen. Bitte seid euch auch bewusst, dass wir uns je nach Destination allenfalls in einem anderen Kulturraum bewegen und dies eine gewisse Anpassung an die lokalen Regeln und Gewohnheiten verlangt.

Nach den Sommerferien findet für die teilnehmenden Teams ein obligatorisches Treffen statt. Er dient einem ersten Briefing, dem Kennenlernen und Austausch zwischen den Teams (ggf. mit gemeinsamem Training) sowie der Planung eines Unterstützungsangebots für jüngere bzw. weniger erfahrene Teams durch die erfahreneren.

Zudem werden wir einige Wochen vor dem Wettbewerb ein Online-Briefing für Coaches, Schiedsrichter*innen und Begleitpersonen organisieren (voraussichtlich als Teams-Meeting). Auch dieses ist obligatorisch.

Benötigte Unterlagen für die Anmeldung

Für die verbindliche Anmeldung benötigen wir bis zum Anmeldeschluss (siehe Merkblatt, das die qualifizierten Teams am Schweizer Finale erhalten):

  • das ausgefüllte Anmeldeformular mit den notwendigen Angaben für jede mitreisende Person. Bitte beachtet dazu auch die Einschränkungen unter «Hotelunterkunft».
  • bei Flugreisen eine gut lesbare Kopie der Passseite mit Vor- und Nachname, Geburtsdatum und den maschinenlesbaren Angaben für jede mitreisende Person.
  • das ausgefüllte und unterschriebene Formular «Informed Consent, Release, Indemnity and Media Authorisation Agreement» für jede mitreisende Person.
  • die Kontaktinformation des Coaches bei Rückfragen in Zusammenhang mit der Anmeldung.

Verantwortlich für die Anmeldung ist der Coach des Teams gemäss der Registrierung für das Schweizer Finale. Dieser erhält von uns auch in den Tagen nach dem Schweizer Final eine Bestätigung der Qualifikation zuhanden der Schule. Falls ein Team nicht am internationalen Wettbewerb, für welchen es qualifiziert ist, teilnehmen kann, bitten wir um eine schnellstmögliche Rückmeldung, damit wir die Möglichkeit allenfalls dem nächstplatzierten Team anbieten können.

Hotelunterkunft

Grundsätzlich erfolgt die Unterkunft in Doppelzimmern. Einzel- und Dreibettzimmer sind – wenn überhaupt – nur in kleiner Anzahl verfügbar. Bei der Zimmerzuteilung stützen wir uns auf die Regeln der Wissenschafts-Olympiade, sofern Personen nicht zur gleichen Familie gehören:

Bei den Teammitgliedern werden Mädchen und Buben grundsätzlich in separaten Zimmern untergebracht. Erwachsene (Coaches und Begleitpersonen) werden wenn möglich separat von den Kindern/Jugendlichen untergebracht, mit dem Einverständnis aller Beteiligten können aber auch Begleitpersonen und Teilnehmende des gleichen Geschlechts im selben Zimmer übernachten.

Um innerhalb dieser Regeln mit den verfügbaren Zimmern auszukommen, muss die Zimmerzuteilung durch uns erfolgen. Unverbindliche Zuteilungswünsche bei der Anmeldung sind zwar möglich, wir haben aber aus den oben erwähnten Gründen nur begrenzte Möglichkeiten, diese auch zu erfüllen. Bei speziellen Bedürfnissen bitten wir um vorgängige Kontaktaufnahme mit uns.

Sonstiges

Grundsätzlich sind für unsere Reisen keine Sonderwünsche wie separate Hin- oder Rückreisen oder ähnliches möglich, da sie unverhältnismässig viel Zusatzaufwand in der Planung und Koordination verursachen. In begründeten Fällen (z.B. bei nicht verschiebbaren schulischen Terminen) können auf Anfrage allenfalls Ausnahmen gemacht werden.

Für die internationalen Wettbewerbe gelten die internationalen Regeln der World Robot Association:
https://wro-association.org/competition/2026-season/.Diese können von jenen der Schweizer Wettbewerbe abweichen (z.B. bezüglich zufälliger Aufstellungen, Bewertung in Grenzfällen, FAQs). Beachtet bitte auch, dass in der Kategorie RoboMission im Oktober noch eine zusätzliche Teilaufgabe für das Internationale Finale in Puerto Rico veröffentlicht wird.

Versicherung ist Sache der Teilnehmenden. Auch für die Einreiseformalitäten (gültige Reisedokumente, Visa, Einreisebestimmungen) sind die Teams selbst verantwortlich. Wir können hierfür keine Verantwortung übernehmen

Für uns ist der/die Coach*in Ansprechpartner*in und Hauptverantwortliche*r für das Team inkl. allfälliger Begleitpersonen. Dies gilt auch im Falle von medizinischen Notfällen. Es ist somit wichtig, dass Eltern und Coaches sich diesbezüglich vorgängig absprechen.

Mit eurer Anmeldung bestätigt ihr, dass ihr diese Rahmenbedingungen zur Kenntnis genommen habt und damit einverstanden seid.