Participation aux concours internationaux de la WRO
On aimerait permettre au plus grand nombre possible d’enfants et d’adolescents de vivre l’expérience d’un concours international. C’est pourquoi on essaie, dans la mesure du possible, d’utiliser pleinement les quotas dont on dispose. Avec la taille des groupes qui en résulte, on se heurte, en tant qu’organisation bénévole, à certaines limites en matière de planification et d’organisation. On a donc besoin de votre aide dans différents domaines.
Le voyage s’effectue en tant que délégation officielle de la WRO Suisse pour participer à un concours international. La délégation comprend en principe les participants, leurs coaches, les arbitres internationaux désignés ainsi que les responsables de la délégation et du voyage.
Dans certains cas justifiés, d’autres accompagnateurs peuvent faire partie de la délégation (par exemple, un parent si les jeunes enfants ont des besoins particuliers). Comme les places sont souvent limitées, on doit généralement établir un ordre de priorité.
Comme pour les autres Olympiades scientifiques, tous les participants au voyage sont en principe des bénévoles. On attend donc des accompagnateurs supplémentaires qu’ils s’engagent de manière appropriée pour la WRO avant, pendant ou après le voyage, par exemple :
- en tant que photographe, responsable des médias ou des réseaux sociaux pendant le voyage
- en prenant en charge une mission au sein du comité d’organisation de la WRO Suisse
- en tant qu’arbitre ou bénévole lors de la prochaine finale suisse
- sous forme d’autres missions, à convenir
On attend de tous les participants qu’ils prennent part à l’intégralité du programme du voyage, car tant les organisateurs sur place que nous-mêmes avons investi beaucoup de temps et d’argent pour vous offrir une expérience géniale. N’oublie pas non plus que, selon la destination, on évoluera peut-être dans un autre contexte culturel, ce qui demande une certaine adaptation aux règles et coutumes locales.
Juste après les vacances d’été, une réunion en ligne obligatoire est organisée pour les équipes participantes. Elle sert à faire un premier point, à permettre aux équipes de faire connaissance et d’échanger, ainsi qu’à mettre en place un système d’aide des équipes les plus expérimentées vers les plus jeunes ou les moins expérimentées.
En plus, on organisera une autre réunion d’information en ligne pour les coaches, les arbitres et les accompagnateurs quelques semaines avant le concours. Celle-ci est également obligatoire.
Documents nécessaires pour l’inscription
Pour que ton inscription soit valide, on a besoin, avant la date limite d’inscription (voir la fiche d’information remise aux équipes qualifiées lors de la finale suisse) :
- le formulaire d’inscription rempli avec les informations nécessaires pour chaque personne qui t’accompagne. N’oublie pas de consulter les restrictions dans la rubrique « Hébergement à l’hôtel ».
- pour les voyages en avion, une copie bien lisible de la page du passeport indiquant le prénom, le nom, la date de naissance et les informations lisibles par machine pour chaque personne voyageant avec toi.
- le formulaire « Informed Consent, Release, Indemnity and Media Authorisation Agreement » rempli et signé pour chaque personne participant au voyage.
- les coordonnées du coach en cas de questions concernant l’inscription.
C’est le coach de l’équipe, tel qu’indiqué lors de l’inscription à la finale suisse, qui est responsable de l’inscription. On lui enverra aussi, dans les jours qui suivent la finale suisse, une confirmation de qualification à l’attention de l’école. Si une équipe ne peut pas participer au concours international pour lequel elle s’est qualifiée, on te demande de nous le signaler le plus vite possible pour qu’on puisse, le cas échéant, proposer cette place à l’équipe suivante au classement.
Hébergement à l’hôtel
En principe, l’hébergement se fait en chambres doubles. Les chambres simples et triples ne sont disponibles – le cas échéant – qu’en nombre limité. Pour l’attribution des chambres, on se base sur les règles des Olympiades scientifiques, sauf si les personnes font partie de la même famille :
En ce qui concerne les membres de l’équipe, les filles et les garçons sont en principe logés dans des chambres séparées. Les adultes (coaches et accompagnateurs) sont, dans la mesure du possible, logés séparément des enfants et des ados ; toutefois, avec l’accord de toutes les personnes concernées, les accompagnateurs et les participants du même sexe peuvent également partager la même chambre.
Pour pouvoir gérer les chambres disponibles dans le respect de ces règles, c’est à nous de nous charger de l’attribution des chambres. Tu peux bien sûr indiquer des préférences d’attribution sans engagement lors de ton inscription, mais pour les raisons mentionnées plus haut, on n’a que peu de possibilités de les prendre en compte. Si tu as des besoins particuliers, merci de nous contacter au préalable.
Divers
En principe, on ne peut pas accepter de demandes spéciales pour nos voyages, comme des allers ou retours séparés ou autres, car ça demande un surcroît de travail disproportionné en termes de planification et de coordination. Dans certains cas justifiés (par exemple, si tu as des dates scolaires qui ne peuvent pas être reportées), on peut éventuellement faire des exceptions sur demande.
Pour les concours internationaux, ce sont les règles internationales de la World Robot Association qui s’appliquent:
https://wro-association.org/competition/2026-season/. Celles-ci peuvent différer de celles des concours suisses (par exemple en ce qui concerne les compositions aléatoires, l’évaluation des cas limites, les FAQ). Note aussi qu’une épreuve supplémentaire pour la finale internationale à Porto Rico sera publiée en octobre dans la catégorie RoboMission.
L’assurance, c’est à toi de t’en occuper. Les équipes sont également responsables des formalités d’entrée sur le territoire (documents de voyage valides, visas, conditions d’entrée). On ne peut pas en assumer la responsabilité.
Pour nous, le/la coach est la personne de contact et le/la principal(e) responsable de l’équipe, y compris des éventuels accompagnateurs. Ça vaut aussi en cas d’urgence médicale. C’est donc important que les parents et les coaches se mettent d’accord là-dessus à l’avance.
En t’inscrivant, tu confirmes que tu as pris connaissance de ces conditions générales et que tu les acceptes.