Partecipazione alle gare internazionali WRO
Vogliamo dare a quanti più bambini e ragazzi possibile l’opportunità di vivere l’esperienza di una gara internazionale. Per questo cerchiamo, quando possibile, di sfruttare appieno i posti a nostra disposizione. Con le dimensioni dei gruppi che ne derivano, come organizzazione di volontariato ci troviamo di fronte a certi limiti nella pianificazione e nella realizzazione. Abbiamo quindi bisogno del vostro sostegno in diversi ambiti.
Il viaggio si svolge come delegazione ufficiale della WRO Svizzera per partecipare a una gara internazionale. La delegazione comprende, in linea di massima, i partecipanti, i loro coach, gli arbitri internazionali designati e i responsabili della delegazione e del viaggio.
In casi giustificati, possono far parte della delegazione anche altre persone di accompagnamento (ad esempio, un genitore in caso di esigenze particolari dei bambini più piccoli). Dato che i posti disponibili sono solitamente limitati, di norma dobbiamo stabilire delle priorità.
Come per le altre Olimpiadi scientifiche, tutti i partecipanti al viaggio operano in linea di principio come volontari. Ci aspettiamo quindi che gli accompagnatori aggiuntivi si impegnino in modo adeguato a favore della WRO prima, durante o dopo il viaggio, ad esempio:
- come fotografo/a, responsabile dei media o dei social media durante il viaggio
- assumendo un incarico nel comitato organizzativo della WRO Svizzera
- come arbitro o volontario alla prossima finale svizzera
- sotto forma di altri incarichi da concordare
Ci aspettiamo che tutti i partecipanti prendano parte all’intero programma del viaggio, perché sia gli organizzatori sul posto che noi abbiamo investito molto tempo e risorse finanziarie per offrirvi un’esperienza fantastica. Ricordate inoltre che, a seconda della destinazione, potremmo trovarci in un contesto culturale diverso, il che richiede un certo adattamento alle regole e alle usanze locali.
Subito dopo le vacanze estive si terrà una riunione online obbligatoria per le squadre partecipanti. Servirà per un primo briefing, per conoscersi e scambiarsi idee tra le squadre, oltre che per pianificare un programma di supporto da parte delle squadre più esperte a favore di quelle più giovani o meno esperte.
Inoltre, qualche settimana prima della gara organizzeremo un altro briefing online per coaches, arbitri e accompagnatori. Anche questo è obbligatorio.
Documenti necessari per l’iscrizione
Per l’iscrizione definitiva, abbiamo bisogno che ci inviate entro la scadenza prevista (vedi il foglio informativo che le squadre qualificate riceveranno alla finale svizzera):
- il modulo di iscrizione compilato con i dati necessari per ogni persona che viaggia con te. Ti preghiamo di tenere conto anche delle restrizioni riportate nella sezione «Sistemazione in hotel».
- Se viaggi in aereo, una copia ben leggibile della pagina del passaporto con nome e cognome, data di nascita e i dati leggibili elettronicamente per ogni persona che viaggia con te.
- il modulo «Informed Consent, Release, Indemnity and Media Authorisation Agreement» compilato e firmato per ogni persona che partecipa al viaggio.
- i recapiti del coach per eventuali domande relative all’iscrizione.
Il responsabile dell’iscrizione è il coach della squadra, come indicato nella registrazione per la finale svizzera. Nei giorni successivi alla finale svizzera, gli invieremo una conferma della qualificazione da far pervenire alla scuola. Se una squadra non può partecipare alla gara internazionale per la quale si è qualificata, ti chiediamo di comunicarcelo il prima possibile, così da poter eventualmente offrire questa opportunità alla squadra che si è classificata subito dopo.
Sistemazione in hotel
In linea di massima, l’alloggio è previsto in camere doppie. Le camere singole e triple sono disponibili, se ce ne sono, solo in numero limitato. Per l’assegnazione delle camere ci atteniamo alle regole delle Olimpiadi della Scienza, a meno che le persone non appartengano alla stessa famiglia:
Per quanto riguarda i membri della squadra, le ragazze e i ragazzi vengono sistemati, di norma, in camere separate. Gli adulti (coaches e accompagnatori) vengono sistemati, se possibile, separatamente dai bambini e dai ragazzi; tuttavia, con il consenso di tutte le parti coinvolte, è possibile che accompagnatori e partecipanti dello stesso sesso pernottino nella stessa camera.
Per poter gestire al meglio le camere disponibili nel rispetto di queste regole, l’ assegnazione delle camere dovrà essere effettuata da noi. Sebbene sia possibile esprimere richieste di assegnazione non vincolanti al momento dell’iscrizione, per i motivi sopra citati abbiamo possibilità limitate di soddisfarle. In caso di esigenze particolari, ti preghiamo di contattarci in anticipo.
Varie
In linea di massima, per i nostri viaggi non sono possibili richieste speciali come viaggi di andata o di ritorno separati o simili, poiché comportano un onere aggiuntivo sproporzionato in termini di pianificazione e coordinamento. In casi giustificati (ad es. in presenza di impegni scolastici che non possono essere posticipati), su richiesta si possono eventualmente fare delle eccezioni.
Per le gare internazionali valgono le regole internazionali della World Robot Association:
https://wro-association.org/competition/2026-season/. Queste possono differire da quelle delle gare svizzere (ad esempio per quanto riguarda le formazioni casuali, la valutazione nei casi limite, le FAQ). Tieni presente inoltre che nella categoria RoboMission, a ottobre verrà pubblicato un ulteriore compito per la finale internazionale a Puerto Rico.
L’assicurazione è a carico dei partecipanti. Anche per le formalità di ingresso (documenti di viaggio validi, visti, requisiti di ingresso) la responsabilità ricade sulle squadre stesse. Non possiamo assumerci alcuna responsabilità in merito
Per noi, il coach è il/la referente e il/la principale responsabile della squadra, compresi eventuali accompagnatori. Questo vale anche in caso di emergenze mediche. È quindi importante che genitori e coach si mettano d’accordo in anticipo su questo punto.
Con la vostra iscrizione confermate di aver preso visione delle presenti condizioni generali e di accettarle.